Wideokonferencje w teorii nie powinny być dla nas ani trochę bardziej stresujące niż tradycyjne spotkania biznesowe. Wielu jednak uważa je za bardziej wymagające. Dzieje się tak między innymi dlatego, że rozmowy w 2D mogą znacząco zmniejszać naszą możliwość odczytywania sygnałów pozawerbalnych. Dodatkowym utrudnieniem są też kwestie związane z pojawiającymi się wyzwaniami technicznymi i organizacyjnymi, które nierzadko wywołują niezręczne sytuacje.
Poniżej kilka wskazówek, które warto wziąć pod uwagę przygotowując się do wideokonferencji:
Podnieś rękę – prostą, ale niezwykle skuteczną techniką jest wdrożenie metody podnoszenia dłoni, jako sygnalizacji chęci zabrania głosu. Podczas spotkania, w którym uczestniczy kilku lub kilkunastu uczestników pozwoli to na bardziej płynne prowadzenie rozmowy i pomoże uniknąć sytuacji niezamierzonego przerywania sobie wzajemnie wypowiedzi. Umożliwi tym samym prowadzenie bardziej ustrukturyzowanej konwersacji uwzględniającej zdanie wszystkich zgromadzonych.
Przygotuj agendę – dostarczenie uczestnikom spotkania listy zaplanowanych do omówienia kwestii powinno być traktowane jako element obowiązkowy. Jest to pomocne zarówno z perspektywy prowadzącego, który w taki sposób stwarza możliwość zharmonizowania rozmowy, jak i uczestników, którzy mogą dobrze zaplanować swój udział i aktywność. To bardzo istotny element procesu zarządzania talentami, ponieważ daje uczestnikom spotkania możliwość odpowiedniego zaprezentowanie się.
Zwróć uwagę na sprzęt – aby zapewnić możliwie najwyższy standard wideokonferencji warto zadbać o aspekty techniczne. Dobrej jakości audio i wideo, które warto każdorazowo przetestować przed spotkaniem, bardzo pozytywnie wpływają na to, jak odbierani jesteśmy przez pozostałych uczestników.
Wybierz koordynatora – dobrze jest wyznaczyć osobę, która będzie dbała o to, by każdy z zaproszonych gości czuł się wysłuchany. Koordynator może również pomóc w podsumowaniu spotkania, porównaniu przedstawionych opinii, spisaniu zaplanowanych działań i dopilnowaniu, by rozmowy prowadzone były zgodnie z założoną agendą.
Zadbaj o tło – ważne jest, by upewnić się, że żaden z elementów tła nie będzie rozpraszał uwagi naszych rozmówców. Najlepszym rozwiązaniem jest wybór miejsca, w którym przestrzeń za nami będzie możliwie pusta. Dobrze sprawdzi się wykorzystanie jako tła ściany w jednolitym kolorze, lub części domu, w której nie znajduje się zbyt wiele przedmiotów.
Dobre światło – chcąc jak najlepiej wypaść podczas spotkania wideo, należy zwrócić szczególną uwagę na oświetlenie. Równomierne oświetlenie wpływa pozytywnie na nasz całościowy wizerunek podczas wideokonferencji i wraz z pozostałymi wspomnianymi aspektami przyczynia się do realizacji spotkań w atmosferze najwyższego profesjonalizmu.
Dziękujemy za zapoznanie się z naszym artykułem. Te i wiele innych aktualności z rynku pracy, wskazówek dotyczących rekrutacji oraz zarządzania talentami znajdziesz na naszej stronie. A to tylko wierzchołek góry lodowej! Skontaktuj się z nami, aby otrzymać jeszcze więcej cennych informacji. Poznaj techniki, które najlepiej sprawdzą się w Twojej firmie oraz dowiedz się w jaki sposób możemy usprawnić jej funkcjonowanie pod względem zarządzania pracownikami i rekrutacji.